ارتباطهای همگرا و تعامل بهتر

ارتباطات یکپارچه یا UC (برگرفته از Unified Communications) نوع جدیدی از ساختارهای ارتباطی است که از ترکیب ارتباطهای مبتنی بر صدا (تماسهای تلفنی)، پیامهای فوری، چت (IM)، کنفرانسهای صوتی و ویدئویی، کنفرانسهای مبتنی بر وب، به اشتراک گذاری داده ها، ایمیل، پیام کوتاه و دیگر ارتباطها پدید آمده است که البته همه این کانالها الزاما نباید از یک سیستم باشند بلکه می توانند محصولات متفاوتی باشند که با یک رابط کاربری همگرایی داشته و از طریق یک سیستم قابل استفاده هستند. در ارتباطات یکپارچه کاربر می تواند ابزارهای ارتباطی خود را با هم بصورت همگرا یکپارچه نماید و یا بعبارتی ساده تر میان ابزارهای ارتباطی خود یک ساختار اشتراکی ایجاد نماید. بعنوان مثال می توان پیامی را از طریق موبایل ارسال نمود و هم زمان در رابط ارتباطهای یکپارچه آن را مشاهده کرد.

بطور کلی ارتباطات یکپارچه دستاوردی ارزشمند از سیستمهای ارتباطی مبتنی بر شبکه و پدید آمده از تکنولوژی VoIP است. با توسعه سیستمهای VoIP و ارتقاء ترمینالها یا همان دستگاههای کاربری در این سیستم، رشد تکنولوژی و نیاز کسب و کارها به ارتباطهایی فراتر از ارتباطی تلفنی باعث شده تا با اتکا به زیر ساخت شبکه و امکان انتقال هر نوع داده ای در این بستر، سایر ارتباطها نیز در همین ساختار برقرار شود. یکپارچگی در ارتباطات باعث تحرک بیشتر و چابکی سازمانها خواهد شد، زیرا استفاده از یک رابط کاربری به جای چندین و چند دستگاه مختلف با کاربران یک سازمان اجازه می دهد بسادگی در محلهای مختلف حضور داشته و با استفاده از رابط کاربری ارتباطات یکپارچه، به تمام ارتباطهای برقرار شده با خود از هر نوع و شکلی از طریق همان یک رابط پاسخ گو باشند.

ارتباطات به دو شکل عمومی همگن و ناهمگن می باشند. یک تماس تلفنی یک ارتباط همزمان و یا همگن است در حالی که یک پیام توئیتری یا تلگرام یک ارتباط غیر هم زمان یا ناهمگن است. بطور کلی ارتباطهای ناهمگن باعث سادگی در ارتباطات است و به فرد اجازه می دهد تا در زمان دلخواه آن را بشنود یا ببیند. ارتباطات یکپارچه ترکیب ارتباطهای همگن و ناهمگن در یک ساختار است تا کاربران بتوانند در هر زمان و در هر شرایطی و با استفاده از یک رابط کاربری ساده از آن بهره مند شوند.

فرض کنید شخصی با شما یک تماس تلفنی برقرار می کند و البته در همان زمان شما به تلفن خود دسترسی ندارید و نمی توانید پاسخگو باشید، در سیستمهای قدیمی این تماس از بین رفته و ممکن است پیامدهای ناخوشایندی هم برای شما بهمراه داشته باشد. حال به تشریح همین مثال در ارتباطات یکپارچه می پردازیم، تماس گیرنده در صورت عدم پاسخ گویی شما می تواند برای شما یک پیام صوتی ارسال نماید و این پیام از طریق ایمیل به دست شما می رسد و شما با دیدن آن، این فرصت را دارید که پاسخگو باشید و ممکن است تصمیم بگیرید یک پیام ویدئویی را در پاسخ به همان تماس برای مخاطب خود ارسال کنید. این یک تعریف ساده از ارتباطات یکپارچه است.

بهره وری کارکنان

امروزه همه کارکنان یک کسب و کار از ابزارهای ارتباطی استفاده می کنند و ارتباطات یکپارچه کمک می کند تا کارکنان یک سازمان در هر لحظه ای از وضعیت هم با خبر باشند که این امر نه تنها موجب صرفه جویی در زمان می باشد بلکه اجازه می دهد تا با دانستن این که کدام یک از اعضاء در دسترس هستند در ارجاع کارها بهتر عمل نمود.

چابکی سازمان 

هنگامی که کارکنان یک سازمان با استفاده از ارتباطات یکپارچه راحت تر می توانند در هر جایی به انجام امور خود بپردازند، پس کسب و کار هم چابکی بیشتری خواهد داشت. البته برای این که یک سازمان از این چابکی بهره مند شود نباید ارتباطات یکپارچه را تنها برای نیروهای انسانی جوان یا علاقه مند به فنآوری اطلاعات و ارتباطات خود اجرایی نماید بلکه این ساختار بایستی در تمامی سازمان جاری شود و برای همه سازمان به یک روال عملیاتی تبدیل گردد.

تعامل بهتر تیمهای کاری

اضافه بر بهره وری شخصی، کارکنان نیز بهتر می توانند به فعالیتهای تیمی در یک کسب و کار بپردازند. با توجه به ساختارهای امروزی تیم های کاری در اندک زمانهایی می توانند با هم جلسه های راهبردی داشته باشند، حال آنکه با چنین ساختاری و با استفاده از کنفرانسهای ویدئویی می توانند با یکدیگر در تعامل بیشتری باشند و این به بهره وری سازمان کمک شایانی خواهد نمود.

بهینه سازی عملیاتهای فنی

آشکار است که پیاده سازی چنین ساختاری برعهده واحد فنآوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان است. در نگاه اول پیاده سازی چنین ساختاری برای واحد فنآوری اطلاعات و ارتباطات یک چالش است زیرا ارتباطات یکپارچه یعنی برقراری ارتباط با سازمان در هر زمان و در هر مکانی و این به خودی خود برای واحد فنآوری اطلاعات، چالشی در مدیریت پهنای باند و امنیت شبکه است ولی به هر حال باید در نظر داشت که پیاده سازی و نگهداری چنین سیستمی موجب ارتقاء سطح کیفی تیم عملیاتی فنآوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان خواهد بود که حتما در دراز مدت نتایج شگفت انگیزی در دیگر امور سازمان در پی خواهد داشت.